Wat onze AI wel en niet doet

Wat de assistent doet

De assistent leest Crewmark met uw rechten: hij ziet wat u mag zien, nooit meer. Hij leest alleen. Hij kan niets wijzigen, versturen of opslaan — een concept is tekst die u zelf kopieert.

• Beantwoordt hoe-vragen vanuit het helpcentrum van Crewmark en noemt de gebruikte artikelen als bron.
• Vindt een pagina: u krijgt een knop ernaartoe, als uw rol die pagina mag openen.
• Vat uw openstaande werk samen: taken, goedkeuringen, gesprekken, afwijzingsberichten die verstuurd moeten worden, open formulieren, beoordelingen, proeftijden die bijna aflopen, documenten die op een handtekening wachten en open verzoeken van betrokkenen.
• Helpt een tekst die u hebt geschreven te herformuleren, zoals een beoordelingsopmerking, feedback of een afwijzingsmail.
• Maakt op basis van uw notities een concept voor een vacaturetekst.
• Zegt het wanneer het helpcentrum uw vraag niet behandelt, en vertelt bij wie u terechtkunt.

Wat de assistent nooit doet

De assistent weigert deze verzoeken, legt uit waarom en biedt aan wat hij wel kan doen.

• Kandidaten of medewerkers rangschikken, scoren of vergelijken.
• Een beoordeling, een bonus of een proeftijduitkomst voorstellen, of aanbevelen wie u moet aannemen.
• Voorspellen wie er vertrekt.
• Zeggen hoe iemand zich voelt. De assistent leidt geen emoties af.
• Bijzondere persoonsgegevens afleiden, zoals gezondheid, religie of vakbondslidmaatschap.

Waarom de grens daar ligt

Volgens de Europese AI-verordening is AI die kandidaten en medewerkers rangschikt of beoordeelt, of beslissingen over hen voorstelt, een systeem met een hoog risico, en emotieherkenning op het werk is verboden. Voor het afleiden van bijzondere persoonsgegevens zou onder de AVG geen grondslag bestaan. Daarom nemen in Crewmark mensen de beslissingen over mensen. De regel wordt twee keer toegepast: een verzoek wordt gecontroleerd voordat het het model bereikt, en een antwoord dat toch over iemand oordeelt, wordt ingetrokken.

U weet altijd dat het AI is

Het venster van de assistent opent met de melding dat u met een AI-assistent praat en niet met een mens. Elke tekst die de assistent voor u schrijft, draagt het label ‘Door AI gegenereerd concept — controleer vóór gebruik’.

Vragen over uw cijfers

In Analyses kunt u een vraag in gewone taal stellen. De AI leest uw database niet. Ze kiest uit de vaste lijst met kengetallen van Crewmark, en Crewmark voert die keuze uit met uw rechten — dezelfde cijfers als in de dashboards, met dezelfde verborgen kleine groepen. Uw vragen zijn alleen voor u zichtbaar en worden na 30 dagen verwijderd.

• Wat de AI bij uw vraag krijgt: de lijst met kengetallen, de namen van uw afdelingen en functiecategorieën, de datum en uw taal.
• Wat ze terugkrijgt om te beschrijven: totalen en gemiddelden voor groepen, waarin kleine groepen al verborgen zijn — een verborgen waarde komt aan zonder getal en zonder aantal personen.
• Ze krijgt nooit een naam, een e-mailadres of een rij over één persoon. Salariscijfers worden nooit naar de AI-aanbieder gestuurd — geen salaris, geen mediaan, geen loonkloof — ook niet als degene die de vraag stelt salarissen mag inzien. Zo'n antwoord wordt getoond met een samenvatting die volgens vaste regels is opgebouwd, en vermeldt dat ook.
• Een vraag over een persoon die bij naam wordt genoemd, een verzoek om personen, leidinggevenden of interviewers te rangschikken, of een voorspelling wordt geweigerd voordat er iets wordt verstuurd. U krijgt in plaats daarvan een cijfer over een groep aangeboden.
• Een samenvatting met een getal dat niet in het resultaat staat, wordt weggegooid; in de plaats daarvan verschijnt een zin die volgens vaste regels is opgebouwd.
• Zonder AI-aanbieder, of als de assistent is uitgeschakeld, wordt de vraag op trefwoorden herkend en verlaat er niets de server. Bij elk antwoord staat op welke manier het tot stand kwam.
• De dashboards, de bevindingen onder ‘De moeite van het bekijken waard’ en het e-mailoverzicht worden volgens vaste regels berekend. Met AI ingeschakeld kan er een korte samenvatting van die bevindingen bij komen, met dezelfde controle van elk getal.

Wat er naar de modelaanbieder gaat

Als AI is ingeschakeld, wordt een vraag naar de AI-aanbieder gestuurd, die als subverwerker optreedt en in de verwerkersovereenkomst wordt genoemd. Volgens de commerciële voorwaarden van de aanbieder wordt wat wordt verstuurd niet gebruikt om zijn modellen te trainen.

• Uw vraag, tekst die u plakt en de eerdere berichten van hetzelfde gesprek.
• De instructies van de assistent en het helpcentrum van Crewmark — voor elk bedrijf dezelfde.
• De datum van vandaag, de taal van uw interface, de pagina waarop u zich bevindt en bij wie u terechtkunt als het antwoord niet bekend is: de naam van de Crewmark-beheerder van uw bedrijf en het supportadres.
• Alleen wanneer u naar uw openstaande werk vraagt of iemand opzoekt: een korte lijst met overeenkomende records, met namen, functietitels, datums en links.
• Tekst die u plakt wordt behandeld als tekst om aan te werken, nooit als instructies om op te volgen.

Wat daar nooit naartoe gaat

Sommige gegevens bereiken de assistent helemaal niet, wat uw rechten in Crewmark ook zijn.

• Uw naam en e-mailadres, en de naam van uw bedrijf.
• Salarissen, scores, bonussen, notities en beoordelingsteksten.
• Contactgegevens en documenten.

Uw gesprekken

Een gesprek is alleen zichtbaar voor de persoon die het heeft geschreven — voor niemand anders in het bedrijf, ook niet voor beheerders. Berichten worden na 30 dagen verwijderd, en u kunt een gesprek eerder zelf verwijderen. Uw gesprekken maken deel uit van de kopie van uw gegevens wanneer die wordt opgevraagd.

Uitschakelen, en werken zonder AI

Een bedrijf kan de assistent in de instellingen voor iedereen uitschakelen. Waar geen AI-aanbieder is geconfigureerd, werkt de assistent als gewone zoekfunctie: hij toont de best passende passage uit het helpcentrum met bronvermelding, en er verlaat niets de server. De helpartikelen zijn voorlopig in het Engels geschreven — met AI krijgt u het antwoord in uw eigen taal; in de modus alleen zoeken wordt de passage in het Engels getoond.